Pokyny pre oznamovanie podozrenia z protiprávneho konania (whistleblowing)

1.   Úvod – čo je to whistleblowing a prečo je dôležitý?

Spoločnosť LLENTAB sa usiluje o dosiahnutie transparentnosti a vysokej úrovne obchodnej etiky. Najdôležitejším informačným zdrojom na odhalenie prípadného porušenia, ktoré je nutné riešiť, sú naši zamestnanci.

Naša služba whistleblowingu ponúka možnosť dôverne upozorniť spoločnosť/organizáciu na podozrenie z porušenia. Ide o dôležitý nástroj na zníženie rizík a udržanie dôvery v našu činnosť, pretože nám umožňuje včas odhaliť a riešiť prípadné porušenia.

Whistleblowing je možné vykonávať otvorene alebo anonymne.

Účelom týchto pokynov pre whistleblowing je povzbudiť zamestnancov (a prípadne aj externé zainteresované osoby), aby oznamovali podozrenie z porušenia bez rizika odvety, a tiež zabezpečiť zodpovedajúci proces vyšetrovania.

2. Kedy upozorniť na protiprávne konanie?

Službu whistleblowingu je možné využiť na upozornenie na závažné riziká, ktoré sa týkajú jednotlivcov, našej spoločnosti/organizácie, ľudskej spoločnosti ako celku alebo životného prostredia.

Spracovanie sa môže týkať iba údajov o závažných pochybeniach týkajúcich sa:

  • účtovníctva, interných účtovných kontrol, auditných záležitostí, boja proti úplatkárstvu, bankovej a finančnej kriminality alebo
  • iných závažných pochybení týkajúcich sa životne dôležitých záujmov našej spoločnosti alebo skupiny alebo života či zdravia jednotlivých osôb, napríklad závažných trestných činov proti životnému prostrediu, závažných nedostatkov týkajúcich sa bezpečnosti na pracovisku a veľmi závažných foriem diskriminácie alebo obťažovania.

V prípadoch týkajúcich sa napríklad nespokojnosti na pracovisku alebo súvisiacich záležitostí sa zamestnanci (a všetky ostatné zainteresované osoby) majú obrátiť na svojho nadriadeného alebo vedúceho pracovníka, pretože tieto prípady nemožno vyšetriť v rámci whistleblowingu.

Oznamovateľ nemusí mať na vyjadrenie podozrenia pádne dôkazy. Úmyselné oznamovanie nepravdivých informácií alebo správ, ktorých účelom je úmyselné poškodenie, je však zakázané. Zneužitie služby whistleblowingu predstavuje závažný disciplinárny priestupok.

Upozorňujeme, že v niektorých krajinách existujú pre využívanie služby whistleblowingu určité obmedzenia.

3. Ako oznámiť protiprávne konanie?

Podozrenie je možné oznámiť rôznymi spôsobmi:

4. Proces vyšetrovania

VYŠETROVANIE

Všetky správy sú posudzované vážne a podľa týchto pokynov pre whistleblowing.

  • Nikto sa nebude pokúšať oznamovateľa identifikovať.
  • So správami o podozrení nakladajú zúčastnené strany dôverne.

OCHRANA OZNAMOVATEĽOV V PRÍPADE NEANONYMNÉHO WHISTLEBLOWINGU

Osobe, ktorá vyjadrí skutočné podozrenie alebo pochybnosti podľa týchto pokynov, nehrozí v dôsledku oznámenia strata zamestnania ani žiadna forma sankcií či osobného znevýhodnenia. Pokiaľ oznamovateľ koná v dobrej viere, nezáleží na tom, či sa mýli.

S ohľadom na ochranu súkromia osôb, proti ktorým boli obvinenia vznesené, a na ďalšie otázky dôvernosti bude neanonymný oznamovateľ o výsledkoch vyšetrovania daných obvinení informovaný.

V prípadoch údajných trestných činov bude oznamovateľ informovaný o tom, že v rámci súdneho konania môže byť potrebné zverejniť jeho totožnosť.

Aby bola zabezpečená nezávislosť a diskrétnosť, všetky hlásenia prijíma externý subjekt, ktorý ich preskúma a odovzdá povereným osobám v spoločnosti LLENTAB. Externý pracovník zároveň zabezpečuje, aby hlásenie nebolo zaslané osobe, ktorá môže byť v danej kauze ovplyvnená. V prípade potreby externých odborníkov môže vyšetrovanie vykonávať aj nezávislý subjekt s bohatými skúsenosťami s riešením podobných prípadov a súvisiacimi vyšetrovaniami. Žiadne informácie o vás ako oznamovateľovi nebudú zverejnené, ak ste na to nedali súhlas. Sami si zvolíte, či chcete byť pre externých vyšetrovateľov anonymný, alebo či chcete povedať, kto ste.

VYMAZANIE ÚDAJOV

Osobné údaje obsiahnuté v správe o podozrení a v dokumentácii o vyšetrovaní sa po ukončení vyšetrovania vymažú, s výnimkou prípadov, keď sa musia osobné údaje uchovávať podľa iných platných právnych predpisov. Údaje sa vymažú 30 dní po ukončení vyšetrovania. Dokumentácia o vyšetrovaní a správy oznamovateľa, ktoré sú archivované, by mali byť anonymizované; nemali by obsahovať osobné údaje, prostredníctvom ktorých je možné priamo alebo nepriamo identifikovať konkrétne osoby.

5.  Právny základ pokynov pre whistleblowing

Tieto zásady vychádzajú zo všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov a z pokynov na oznamovanie podozrení z porušenia.

6.  Poskytovanie osobných údajov mimo EHP

Všetky údaje sú uchovávané v rámci EÚ. Pokiaľ nie sú použité osobitné mechanizmy ochrany údajov, platí všeobecný zákaz prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP).

POZNÁMKA: Rozsah pôsobnosti týchto pokynov pre whistleblowing nezahŕňa prípadné zasielanie osobných údajov z EHP pridruženým spoločnostiam nachádzajúcim sa mimo EHP.